¿Cuando un proyecto es exitoso?

¿Como podemos saber si nuestro proyecto a tenido éxito? Muchos dirán que el existo del es conseguir terminar en coste y tiempo y alcance.

En muchas empresas incluso se conforman con acabar en Alcance y Coste o en Coste y Tiempo.

Es decir se conforman con cumplir dos putos de la base principal de gestión de proyectos y por supuesto una de forma imprescindible debe ser el coste.

Para todos esto es imprescindible para que el proyecto sea un existo lo cual nos lleva a una contradicción ya que en muchos casos se va al proyecto sabiendo que el coste es mayor del mismo.

¿Un proyecto es exitoso si no tienes perdidas o estas dentro del coste? Veremos que no tiene por que ser así.

Pero cuando te preguntan si has tenido éxito en el proyecto , que quiere decir la palabra "Éxito"

Pues bien depende a quien preguntes el existo será diferente para cada uno, lo que nos lleva a decir que el existo es una palabra y concepto muy amplio como para preguntarlo sin tener una definición de lo que consideraríamos un proyecto exitoso.

Podemos medir el éxito de una proyecto por su gestión. Esto nos lleva a evaluar los procesos realizados durante su gestión. Como es posible esto que la propia gestión que se realice nos indique su existo.

Pues bien, imaginemos que empezamos un proyectos, donde definimos sus riesgos y detectamos que el proyecto va a tener perdidas y que hay riesgos insalvables. La decisión de cancelarlo pese haber comenzado es un éxito. Es decir gracias a la gestión el proyecto no ha sido un fracaso y se ha parado con el menor coste posible. Otro ejemplo de éxito mediante la gestión sería la detección de un coste no calculado del proyecto con su correspondiente decisión de continuar o cancelar.

Como podemos apreciar si se pregunta a un gestor de proyectos su realidad de existo reside en la gestión correcta de los proyectos.

Y si lo vemos a la inversa, un proyecto es exitoso si no es un fracaso. Pues bien, que es un proyecto que ha fracasado. Seguramente muchos tenemos ya en mente muchas cosas por las que creemos que un proyecto es un fracaso. De esta forma y según la metodología PMI al incumplir cualquiera de las restricciones el proyecto sería un fracaso.

Métricas y Mediciones

Satisfacción del Cliente: Todos tenemos claro que si el cliente no está satisfecho del proyecto difícilmente podemos hablar de éxito del proyecto. Esta debe ser una de nuestras mediciones más importantes mediante encuestas de satisfacción del usuario por ejemplo.

ROI: Puede parecer igual que la anterior métrica. Bien el usuario estar satisfecho pero si el cliente no obtiene su beneficio de ventas sigue siendo un fracaso. Scrum se preocupa principalmente de este punto haciendo lo mínimo imprescindible del proyecto que tenga o produzca el mayor retorno de inversión.

Calidad: Es el indicador más sencillo de medir y el que más cuesta cumplir. Muchos proyectos terminan fracasando por no tener una calidad adecuada en el proyecto. Cuantas incidencias salen de lso entregables, cual es la documentación necesaria y actualizada, como es de mantenible el código y de evolucionable. Scrum también pone especial énfasis en la calidad durante todo el proyecto.

Alcance: EL control de los cambios, la definición de tareas es un indicador de cumplir con los requisitos del cliente. Ya sea mediante las matrices de trazabilidad y la realización de las tareas para su cumplimiento como en Scrum la realización de las Épicas mediante las Historias de usuario.

Riesgos: Mediante su detección y gestión de riegos. Mediante la generación de métricas obtendremos la los riegos que se han producido y su impacto. Dichas métricas a nivel global mostraran la media de riesgos por proyectos y de sus impactos en una empresa o negocio.

Comunicación: Es una medición que normalmente no se suele medir por su complejidad. Sería una medición de la correcta comunicación con los interesados del proyecto. Esto nos solo incluye a los stakeholders sino en el propio equipo. Scrum enfatiza la comunicación en su metodología por la importancia que tiene para el existo de los proyectos.

Recursos (personas): No se busca solo la satisfacción del cliente sino del equipo. El medir la satisfacción de las personas que han realizado el proyecto permitirá la mejora para otros proyectos. Nuevamente en Scrum mediante la Retrospectivas y otras ceremonias hace que la participación e involucración del equipo sea alta.

Adquisiciones: Es la métrica que medirá las adquisiciones realizadas en los mismos términos de satisfacción de proyecto.

Tiempo: es ya conocido por todos este tiempo de medición con el cumplimiento de los plazos. En caso de Scrum podríamos ver este indicador como la mejora o aumento de la velocidad del equipo y por supuesto mantenimiento de los puntos de historias por Sprint.

Lo que hay que tener siempre presente es que se debe aprender de los fracasos para mejorar. No hay nadie que sin fracasar haya conseguido el existo en todos y cada uno de sus proyectos y ya no hablo solo de IT sino incluso proyectos personales.

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